Comment calculer le coût par apprenant actif ?

Les cinq opérations, dans l’ordre

1. Écrivez trois chiffres de votre année. Les comptes à ouvrir, les personnes qui se formeront au moins une fois, et la somme des personnes actives mois par mois, que nous appelons actifs-mois. Sans historique, partez de votre plan de formation et dites que c’est une estimation.
2. Relevez ce qui déclenche la facturation. Connexion ou consultation d’une leçon, sur le mois, l’année ou le contrat, administrateurs compris ou non. Les définitions lues sont rassemblées sur la page voisine, à laquelle ce calcul renvoie.
3. Convertissez vers vos chiffres. Par compte : multipliez par les comptes. Par actif mensuel : multipliez par les actifs-mois, ou par le pic si le palier est fixe. Par personne unique : multipliez par les personnes du contrat entier, et divisez par ses années s’il en dure plusieurs.
4. Calculez le montant annuel payé. Licence ou palier entier, options comprises. Gardez la devise et la mention de taxes de chaque éditeur : ne convertissez pas des dollars en euros pour faire joli.
5. Divisez par les personnes réellement formées. Choisissez une définition et gardez-la pour toutes les offres. Nous prenons : a suivi au moins une formation attribuée dans l’année. Si vous exigez qu’elle soit terminée, le résultat monte pour toutes.

Quatre offres pour la même entreprise

Exemple fictif, prix inventés, sans taxes. L’entreprise ouvre 400 comptes. Sur l’année, 260 personnes se forment au moins une fois. En moyenne, 120 sont actives chaque mois, soit 120 × 12 = 1 440 actifs-mois, et le mois le plus chargé en compte 200.

Ce que l’exemple apprend

L’offre A paraît la moins chère à la lecture et finit la plus chère, parce que 140 comptes ne servent à rien : 400 − 260 = 140. L’offre D paraît moins chère que la B, 4 € contre 6 €, et coûte davantage : elle paie 200 actifs douze mois, alors que l’usage réel est de 1 440 actifs-mois. Ces résultats tiennent à nos hypothèses. Changez le taux d’activité et le classement change, ce qui est la raison de refaire le calcul avec vos chiffres.

Quand tout le monde se forme une fois

Reprenons la même entreprise avec une formation annuelle pour tous : les 400 personnes sont actives le même mois, puis 20 par mois le reste de l’année. Cela fait 400 + 11 × 20 = 620 actifs-mois, et 400 personnes formées.

L’offre A reste à 14 400 €, soit 36,00 € par personne. L’offre C passe à 400 × 30 € = 12 000 €, soit 30,00 €. L’écart entre A et C tombe de 25,38 € à 6,00 €. L’offre B facturée au réel donne 620 × 6 € = 3 720 €, soit 9,30 €. L’offre D, elle, doit monter son palier à 400 : 400 × 4 € × 12 = 19 200 €, soit 48,00 €. Le prix à l’actif peut donc devenir le meilleur ou le pire selon une seule clause, et cette clause dit si l’on facture le réel ou le pic. La page sur la formation annuelle détaille ce cas.

Le même calcul sur des prix publiés

iSpring affiche pour iSpring LMS, offre Business au palier de 100 utilisateurs, 6,61 € par utilisateur et par mois, soit 7 936 € par an, taxes non dites. Ces deux chiffres ne font pas un calcul exact, puisque 100 × 6,61 € × 12 = 7 932 € : nous gardons le montant annuel affiché.

Si les 100 mêmes personnes se forment, le coût est de 7 936 € ÷ 100 = 79,36 € par personne et par an. Si vous en formez 60 et que le palier est dû en entier, il monte à 7 936 € ÷ 60 = 132,27 €. Si 180 personnes différentes se relaient sans jamais dépasser 100 sur un mois, il descend à 7 936 € ÷ 180 = 44,09 €, mais seulement si la période est le mois. Or la page d’iSpring dit « période de facturation » dans un encadré et « un mois » dans sa foire aux questions. Sur une facturation annuelle, le premier sens ferait compter ces 180 personnes pour 180. Faites écrire la période avant de retenir ce chiffre.

Autre conversion : Skilljar écrit qu’une personne qui consulte toute l’année compte pour 12 actifs sur sa dotation annuelle. Thought Industries compte, lui, des personnes uniques sur la durée du contrat. Pour cette même personne, le premier compte 12 et le second 1, et le montant unitaire de ces deux éditeurs n’est pas publié.

Ce que ce coût ne contient pas

Il mesure la diffusion. Les outils auteurs se vendent par auteur ou par crédits, et plusieurs laissent les apprenants hors du prix : leur calcul se fait à part, par auteur actif. La mise en place, l’intégration, la reprise de l’historique et le temps de vos équipes s’ajoutent ensuite, dans le budget sur trois ans.

Une plateforme comme YOOBIC fixe son prix selon les magasins ou les utilisateurs selon les modules, et Mitti vend le prix de toute sa plateforme, tâches comprises. Diviser ces montants par vos apprenants donne un chiffre, sans dire ce que coûte la seule formation.